Dalia
Assistente alla segreteria voice. Risponde al telefono 24h/7 e gestisce appuntamenti, prenotazioni e disdette in autonomia.
Per risolvere davvero il problema delle segreterie, abbiamo iniziato dall’ascolto: delle chiamate perse, delle code in attesa, delle giornate impossibili per chi lavora al front desk.
Da qui è nata Dalia Voice, l’assistente vocale di Intelfriends pensata per ambulatori, poliambulatori e studi medici che vogliono:
non perdere più chiamate, neanche fuori orario,
avere calendari sempre aggiornati,
ridurre al minimo il lavoro ripetitivo sulle telefonate.
Dalia segue protocolli e priorità decisi dallo studio, parla in modo naturale con i pazienti, registra ogni interazione nel CRM e trasforma le chiamate in appuntamenti organizzati. Così la segreteria umana può concentrarsi sulle persone, non sulle incombenze.
Problema
Gli studi medici oggi sono sommersi dalle telefonate: ✔️ linee occupate nelle ore di punta e molte chiamate perse; ✔️ segreterie che devono gestire manualmente prenotazioni, spostamenti, disdette e liste d’attesa; ✔️ pazienti che faticano a parlare con qualcuno quando lo studio è chiuso; ✔️ tempo perso a rispondere sempre alle stesse domande (orari, indirizzo, informazioni di base); ✔️ calendario frammentato tra gestionale, agenda cartacea, WhatsApp, mail. Il risultato? Stress per la segreteria, meno tempo per prendersi cura dei pazienti presenti in studio e un numero di appuntamenti potenziali che si perdono ogni settimana.
Soluzione
Dalia Voice è l’assistente vocale di Intelfriends che si occupa delle chiamate al posto tuo, senza sostituire la segreteria ma lavorando come una collega digitale. ✔️ Risponde al telefono 24/7, anche quando lo studio è chiuso o la linea è occupata. ✔️ Riconosce il motivo della chiamata (nuovo appuntamento, spostamento, disdetta, informazioni…) e segue il flusso definito dallo studio. ✔️ Propone i primi slot disponibili in agenda secondo le regole che decidete voi (medico preferito, prima disponibilità, tipo di trattamento, priorità). ✔️ Registra e aggiorna appuntamenti, disdette e note paziente direttamente nel CRM Intelfriends. ✔️ Gestisce promemoria e conferme automatiche, riducendo no-show e dimenticanze. ✔️ Lascia alla segreteria i casi particolari o le richieste delicate, con un riepilogo chiaro di ciò che è successo in chiamata. In questo modo lo studio non perde più opportunità, il calendario si riempie in modo ordinato e la segreteria umana può dedicarsi alle relazioni e all’accoglienza, mentre Dalia si occupa di tutto ciò che è ripetitivo, ma fondamentale.
