Mattia
Assistente alla segreteria message. Risponde via whatsapp 24h/7, gestisce i tuoi appuntamenti, effettua prenotazioni e disdette in autonomia.
Per mettere ordine nel caos dei messaggi, non bastava “un altro bot”: serviva un collega digitale che conoscesse la realtà degli studi medici.
Mattia:
risponde ai pazienti su WhatsApp, SMS e altri canali di messaggistica,
mantiene uno stile di comunicazione umano, empatico e coerente con lo studio,
trasforma le conversazioni in appuntamenti, promemoria e note strutturate nel CRM.
Il risultato è una casella messaggi finalmente sotto controllo, pazienti seguiti con costanza e una segreteria umana che può concentrarsi sulle relazioni in presenza, lasciando a Mattia il lavoro ripetitivo e di follow-up.
Problema
Oggi la maggior parte delle richieste non arriva più solo dal telefono: ✔️ chat WhatsApp che esplodono durante la giornata; ✔️ pazienti che scrivono la sera o nel weekend e restano in attesa di risposta; ✔️ richieste di informazioni, foto da valutare, spostamenti di appuntamento che si perdono tra le conversazioni; ✔️ promemoria, richiami per controlli periodici e gestione dei “no show” che richiedono decine di messaggi manuali; ✔️ nessuna storia centralizzata del paziente: una parte sta su WhatsApp, una sul gestionale, una nelle mail. Questo significa tempo perso, rischio di fraintendimenti, pazienti che non si sentono seguiti e opportunità di appuntamenti che svaniscono senza che lo studio se ne accorga.
Soluzione
Mattia è l’assistente AI che si occupa di tutta la comunicazione scritta dello studio, integrandosi con il CRM Intelfriends e seguendo le regole decise dallo studio. ✔️ Risponde ai messaggi 24/7 su WhatsApp, SMS e canali collegati, con tempi di risposta costanti. ✔️ Riconosce il tipo di richiesta (nuovo paziente, informazione, spostamento, disdetta, controllo periodico…) e segue il flusso definito con lo studio. ✔️ Propone e conferma appuntamenti attingendo direttamente alla disponibilità di calendario. ✔️ Invia promemoria automatici, conferme e messaggi di follow-up per ridurre i “no show” e aumentare la puntualità. ✔️ Gestisce i richiami programmati (igiene, controlli periodici, richiami estetici) con campagne di messaggi mirate. ✔️ Tagga le conversazioni e aggiorna il profilo del paziente nel CRM, così ogni informazione è tracciata e consultabile in un unico posto. ✔️ Lascia alla segreteria umana i casi complessi o delicati, con un riepilogo chiaro della conversazione. Con Mattia, lo studio smette di inseguire i messaggi e inizia a gestire in modo strategico la comunicazione con i pazienti: ogni chat diventa un’occasione per offrire un servizio migliore, riempire l’agenda in modo intelligente e far sentire le persone davvero seguite.
