Informativa sulla privacy di Lilia
Lilia — Privacy Policy
Last updated: October 5, 2026 · Versione italiana più sotto
This Privacy Policy explains how Lilia, the visit assistant by IntelFriends, accesses, uses, stores, shares and deletes data, including the Google user data that Lilia receives through Google APIs when a doctor connects a Google account.
1. Who we are
Lilia is a service of BB Enterprises GmbH, Corso Elvezia 9a, 6900 Lugano, Switzerland (UID CHE-145.401.181), operating under the IntelFriends brand ("IntelFriends", "we"). For privacy questions write to admin@intelfriends.com.
2. What Lilia is
Lilia is a desktop application used by doctors of IntelFriends' client practices. It records the visit on the doctor's computer, transcribes it and, when the doctor asks, prepares a summary.
Connecting a Google account is optional. The doctor connects it from Lilia's settings, only if they want to, and can disconnect it at any time.
3. Google user data that Lilia accesses
When the doctor connects a Google account, Lilia requests these permissions:
openid: the identifier of the doctor's Google account.
calendar.events.owned: the events on the calendars the doctor owns. For the current day, Lilia reads each event's title, time, description and video meeting link, and the name and email address of the first guest (the patient).
meetings.space.readonly (read-only): the doctor's Google Meet meetings in progress, their participants, and when each participant joined and left.
Lilia does not access calendars the doctor does not own, nor Gmail, Google Drive, Google Contacts or any other Google data.
4. How Lilia uses Google user data
Lilia uses Google user data only to provide these features to the doctor:
showing the day's appointments in Lilia's agenda;
attaching each recording to the right appointment;
starting the recording only after the doctor has joined the Google Meet video visit, never in the waiting screen, and stopping it when the doctor leaves. The account identifier is used to recognize the doctor among the participants;
after the visit is transcribed, adding one line ("Rif. LILIA#" followed by the visit code) at the end of the appointment's description, plus two private event properties (the visit code and its status), so that the doctor can find the transcript from the calendar.
Lilia does not create or delete calendar events. It does not use Google user data for advertising, does not sell it, and does not use it to develop, improve or train artificial intelligence or machine learning models.
5. How Lilia stores and protects Google user data
Access tokens. The keys that Google issues to Lilia are stored only on the doctor's computer. They are never sent to IntelFriends' servers.
On the doctor's computer, Lilia keeps the day's appointments and the data of recorded visits.
On IntelFriends' servers, in a data center in Helsinki (Finland, European Union), Lilia stores for each recorded visit the following data taken from the calendar event: the patient's name and email address, the event's identifier, title and time, and the video meeting platform. It also stores the visit's transcript, the doctor's notes and the summary.
In IntelFriends' archive, if the practice uses it: an encrypted copy of the visit audio, in a data center in the European Union.
Lilia does not keep data about the other participants of a Google Meet meeting.
All connections between Lilia, IntelFriends' servers and Google are encrypted (HTTPS). Only authorized IntelFriends staff can access the servers. IntelFriends staff do not read Google user data, unless the doctor asks for help with a specific visit, it is necessary for security purposes, or the law requires it.
6. How Lilia shares Google user data
With the practice's management system, a service provided by IntelFriends: when the doctor sends a visit summary to it, Lilia uses the patient's name and email address from the appointment to find or create the patient's record.
With no one else. Lilia does not transfer Google user data to third parties, except as necessary for security purposes or to comply with the law.
For transcription, Lilia sends only the visit audio to ElevenLabs, without any Google user data.
For the summary, Lilia sends to OpenAI only the visit text, with names and contact details replaced by labels. The names taken from the calendar are used, on the doctor's computer, precisely to remove them from the text.
We do not sell Google user data.
7. How long we keep data, and how to delete it
Access tokens: until the doctor disconnects Google. In Lilia: Settings → Google account → "Scollega" (Disconnect). Lilia asks Google to revoke its access and deletes the tokens from the computer. Access can also be removed from the Google account, at myaccount.google.com/connections.
Visit data on IntelFriends' servers, including the data taken from the calendar: for as long as the contract with the practice lasts. When the contract ends, it is deleted within 30 days. Doctors and patients can ask to delete it earlier by writing to the practice or to admin@intelfriends.com.
The "Rif. LILIA#" line stays in the calendar event until the doctor removes it.
Visit audio: stays on the doctor's computer. Lilia deletes it from the computer only after saving an encrypted copy in IntelFriends' archive, and after the number of days chosen by the doctor. In the archive the copy stays for as long as the contract with the practice lasts.
8. Limited Use
Lilia's use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
9. People's rights
For visit data, the medical practice is the data controller; IntelFriends processes it on the practice's behalf. Doctors, for their account data, and patients, for the data of their visits, can ask to access, correct or delete it by writing to the practice or to admin@intelfriends.com. They can also lodge a complaint with the data protection authority: in Italy, the Garante per la protezione dei dati personali.
10. Changes
If this policy changes, the date at the top says so.
Lilia — Informativa sulla privacy
Ultimo aggiornamento: 5 ottobre 2026
Questa informativa spiega come Lilia, l'assistente per le visite di IntelFriends, accede ai dati, li usa, li conserva, li condivide e li cancella, compresi i dati utente di Google che Lilia riceve tramite le API di Google quando il medico collega il suo account Google.
1. Chi siamo
Lilia è un servizio di BB Enterprises GmbH, Corso Elvezia 9a, 6900 Lugano, Svizzera (IDI CHE-145.401.181), che opera con il marchio IntelFriends («IntelFriends»). Per domande sulla privacy scrivete a admin@intelfriends.com.
2. Cos'è Lilia
Lilia è un'applicazione per computer usata dai medici degli studi clienti di IntelFriends. Registra la visita sul computer del medico, la trascrive e, quando il medico lo chiede, ne prepara un riassunto.
Collegare un account Google è facoltativo. Il medico lo collega dalle impostazioni di Lilia, solo se vuole, e può scollegarlo in ogni momento.
3. Dati utente di Google a cui Lilia accede
Quando il medico collega l'account Google, Lilia chiede questi permessi:
openid: l'identificativo dell'account Google del medico.
calendar.events.owned: gli appuntamenti dei calendari di cui il medico è proprietario. Per il giorno in corso Lilia legge di ogni appuntamento titolo, orario, descrizione e link della videochiamata, e nome ed email del primo invitato (il paziente).
meetings.space.readonly (sola lettura): le riunioni Google Meet in corso del medico, i loro partecipanti e quando ciascuno è entrato e uscito.
Lilia non accede ai calendari di cui il medico non è proprietario, né a Gmail, Google Drive, Contatti Google o altri dati di Google.
4. Come Lilia usa i dati utente di Google
Lilia usa i dati utente di Google solo per queste funzioni al servizio del medico:
mostrare gli appuntamenti del giorno nell'agenda di Lilia;
collegare ogni registrazione all'appuntamento giusto;
far partire la registrazione solo quando il medico è entrato nella videovisita su Google Meet, mai nella schermata d'attesa, e fermarla quando esce. L'identificativo dell'account serve a riconoscere il medico fra i partecipanti;
a trascrizione fatta, aggiungere in fondo alla descrizione dell'appuntamento una riga («Rif. LILIA#» seguita dal codice della visita) e due proprietà private dell'evento (codice e stato della visita), così il medico ritrova la trascrizione dal calendario.
Lilia non crea né cancella appuntamenti. Non usa i dati utente di Google per pubblicità, non li vende e non li usa per sviluppare, migliorare o addestrare modelli di intelligenza artificiale o di apprendimento automatico.
5. Come Lilia conserva e protegge i dati utente di Google
Chiavi di accesso. Le chiavi che Google rilascia a Lilia restano solo sul computer del medico. Non arrivano mai ai server di IntelFriends.
Sul computer del medico Lilia tiene gli appuntamenti del giorno e i dati delle visite registrate.
Sui server di IntelFriends, in un data center a Helsinki (Finlandia, Unione europea), Lilia conserva per ogni visita registrata questi dati presi dall'appuntamento: nome ed email del paziente, identificativo, titolo e orario dell'appuntamento, piattaforma della videochiamata. Conserva anche trascrizione, appunti del medico e riassunto della visita.
Nell'archivio di IntelFriends, se lo studio lo usa: una copia cifrata dell'audio delle visite, in un data center nell'Unione europea.
Lilia non conserva dati sugli altri partecipanti delle riunioni Google Meet.
I collegamenti fra Lilia, i server di IntelFriends e Google sono cifrati (HTTPS). Ai server accede solo il personale autorizzato di IntelFriends. Il personale di IntelFriends non legge i dati utente di Google, salvo quando il medico chiede aiuto su una visita precisa, per motivi di sicurezza o se lo richiede la legge.
6. Come Lilia condivide i dati utente di Google
Con il gestionale dello studio, un servizio fornito da IntelFriends: quando il medico gli invia il riassunto della visita, Lilia usa nome ed email del paziente presi dall'appuntamento per trovare o creare la sua scheda.
Con nessun altro. Lilia non trasferisce dati utente di Google a terzi, salvo quando serve per motivi di sicurezza o per rispettare la legge.
Per la trascrizione Lilia invia a ElevenLabs solo l'audio della visita, senza dati utente di Google.
Per il riassunto invia a OpenAI solo il testo della visita, con nomi e recapiti sostituiti da etichette. I nomi presi dal calendario servono, sul computer del medico, proprio a toglierli dal testo.
Non vendiamo i dati utente di Google.
7. Per quanto tempo conserviamo i dati e come cancellarli
Chiavi di accesso: finché il medico non scollega Google. In Lilia: Impostazioni → Account Google → «Scollega». Lilia chiede a Google di revocare l'accesso e cancella le chiavi dal computer. L'accesso si può togliere anche dall'account Google, alla pagina myaccount.google.com/connections.
Dati delle visite sui server di IntelFriends, compresi quelli presi dal calendario: finché dura il contratto con lo studio. Alla fine del contratto si cancellano entro 30 giorni. Medici e pazienti possono chiederne prima la cancellazione scrivendo allo studio oppure a admin@intelfriends.com.
La riga «Rif. LILIA#» resta nell'appuntamento finché il medico non la toglie.
Audio delle visite: resta sul computer del medico. Lilia lo cancella dal computer solo dopo averne salvato la copia cifrata nell'archivio di IntelFriends, e passati i giorni scelti dal medico. Nell'archivio la copia resta finché dura il contratto con lo studio.
8. Uso limitato
L'uso e il trasferimento ad altre applicazioni delle informazioni ricevute dalle API di Google da parte di Lilia rispettano le Norme relative ai dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di Uso limitato.
9. I diritti delle persone
Per i dati delle visite il titolare del trattamento è lo studio medico; IntelFriends li tratta per conto dello studio. Il medico, per i dati del proprio account, e i pazienti, per i dati delle proprie visite, possono chiedere di accedere ai dati, correggerli o cancellarli scrivendo allo studio oppure a admin@intelfriends.com. Si può anche presentare reclamo all'autorità per la protezione dei dati: in Italia, il Garante per la protezione dei dati personali.
10. Modifiche
Se questa informativa cambia, lo dice la data in alto.